TEKNISKA TIPS: Så här använder du Google Docs för samarbeten

De som känner mig vet att jag är helt frälst i att använda Google:s eget nätbaserade ”Office” för samarbeten. Inte minst runt texter man ska skriva gemensamt. Microsoft office har nu även lanserat sin motsvarighet Office 365 som kostar. Men eftersom jag (nästan) är 80-talist så tycker jag istället att gratis är gott och tänkte därför slå ännu ett slag för Google och visa hur man använder Googles för samarbeten.
Först måste du skaffa dig ett Google-konto (om du inte redan har det). Det gör du så här:

Skaffa ett Google-konto
Att skaffa ett Google-konto tar två minuter och det gör du här. För dig som har en tendens att glömma dina inloggningar så påminner jag dig om att skriva upp dina lösenord som du skaffar dig.

När du har skaffat dig ett Google-konto rekommenderar jag att att du sedan loggar ut så tar vi det från början –> När du öppnar din Webbläsare (Det vill säga antingen Googles egen webbläsare Google Chrome, eller om du kanske använder Firefox, Safari eller *gud förbjud* den absolut mest virus-attackerade webbläsaren –> Internet explorer) så googla på Google (om du inte redan har den som startsida).
Det ser ut så här:

Så öppnar du ditt Google-konto:
I övre högra hörnet loggar du in med ditt användarnamn och lösenord. Då är du så att säga ”inne” i din nätbaserade Office/Google. När du nu trycker på någon av länkarna åt vänster så är det alltså din mail eller dina nyheter du får upp. Men nu är vi intresserade av Dokumenten och för att komma åt dem så trycker du på ”mer” uppe i vänstra hörnet och går ner till Dokument och trycker på den. Då kommer du till en sida som ser ut (ungefär) så här (nu har ju jag några dokument där):

 så kan du här skapa bland annat dokument (Du kan även skapa kalkylark, formulär, ritningar samt presentationer – dock utan animering).

Importera dokument
Trycker du däremot på knappen åt höger om ”skapa” så kan du även lägga upp dokument som du har skapat lokalt på din dator. Om du vill kunna samarbeta runt dessa är mitt råd att du när du importerar dem kryssar i att du vill att de konverteras till Googles format. Det ser ut så här:

Kryssa i vad du ska kryssa i (se bild) och starta överförening. Så! Nu har du dokumentet i din ”Google Docs” –>

Låt samarbetandet börja!
Dokumenten kommer man sedan in på när man trycker på dokumentets länk OCH man kan sortera in dokumenten i mappar (se bilden ner åt vänster) – men det är överkurs.

Varför ska man då dela dokument?
Fördelen med att dela dokument är självklart att fler hjärnor tänker bättre än en. En annan fördel är att man inte behöver mejla runt ett dokument utan kan både redigera och diskutera dokumentet i ett och samma dokument OCH du kan dessutom lägga ut dokumentet på en blogg eller liknande.

Jag vet inte hur många gånger man har samarbetat om ett dokument via mejl. Folk har sparat ner dokumenten på sina hårddiskar, redigerat dem och BAM!! så sitter ni plötsligt med fler olika redigerade dokument och ingen vet vad som ska skrivas ihop med vad..

I Google diskuterar och redigerar alla i ett och samma dokument:De tidigare versionerna i dokumentet sparas hela tiden så att du alltid kan gå tillbaka och se vem som har ändrat/skrivit till vad. Gå tillbaka till gamla versioner gör du genom att gå in på ”Arkiv” och välja–> ”Omarbetningshistorik” (se pil på vänster sida i bilden).

Du kan även kommentera i dokumentet
Du markerar då den text du vill kommentera –> Högerklickar och väljer ”Kommentera”. När du har skrivit din kommentar trycker du på ”Kommentera” och din kommentar är lämnad för att ses av den som öppnar dokumentet i realtid eller efter.

Hur delar du då dokumentet med andra personer?
Det finns två alternativ. Dels den blåa ”dela”-knappen åt höger på bilden ovan. Eller de omringade alternativen på vänstersidan i bilden ovan. Dessa är det bra att använda när du bara har gjort en uppdatering och vill att de andra du delar dokumentet med ska få veta det.
Trycker du på den blåa Dela-knappen får du upp följande vy:

Under : ”Lägg till personer” – lägger du mejladresserna till de du vill dela med.
Till höger om det vita fältet för mejladresser kan du även välja om de får redigera, kommentera eller bara se dokumentet.
Kryssa gärna i ”Skicka en kopia till mig själv” – för att se hur utskicket ser ut men även helst ”klistra in objektet i meddelandet” – annars blir det gärna som bifogade PDF-filer i mejlutskick – det vill säga ingen öppnar dem..
Via länken ”ändra” kan man även ställa in huruvida allmänheten får se dokumentet.
Sen trycker du på den gröna knappen ”Dela och spara” och vips så kan du och dina vänner/föreningen/ni på arbetsplatsen samarbeta i ett och samma dokument.
Bra va? Ställ gärna frågor om det är något du undrar över! 🙂 Snabblista under:
_______________________________________________________________________
  1. Öppna Google Chrome
  2. Gå till logga in → Mejladress + lösenord
  3. Gå på “Mer”
  4. Gå till “Dokument”

Ändra i befintligt dokument
Plocka fram → Ändra —> “sprara” (görs automatiskt – se ovan dokument)

Kommentera i befintligt dokument
Märk → högerklicka →  skriv kommentar.

Skapa dokument
Gå på “Skapa” → “Dokument” → Ange namn → Skriv

Lägga i mapp
Grip tag i → Flytta till mapp → Vänta på att den ändrar färg och släpp.

Delade mappar
Titta längs till vänster → “Samlingar som delats med mig”.

För att se alla dokument som delats med mig
Klicka på “Startsida” (Vänstermarginalen)

Ta bort dokument
Högerkilcka och markera “gå till papperskorg”

Kommentarer

  1. Super!
    Även om jag har liiite koll på just detta så är jag helt klart fram för många fler förklaringar till användbara teknikappar :)))
    /Kamanga som HATAR att RTFMa (och därmed missar det mesta) 😉

  2. Hej Josefin

    Måste man ha ett googlekonto för att komma åt ett google-doc?
    Jag försöker skapa ett ”Excel”-ark som skall delas av ett fotbollslag.
    jag hade hoppats att dokumentet bara skulle behöva känna till mailadresserna som har tillåtelse att dela dokumentet.
    Men det verkar inte funka på det sättet.
    Mvh Erik Schalin

    1. Hej erik!

      När du delar dokumentet så kryssa då först i ”Dela med alla med länken” innan du skickar ut länken – annars måste de andra ha konto.

  3. Fantastiskt BRA instruktion. Men har en fundering…..ibland råkar jag ut för att en av mottagarna inte kan editera (fastän jag delat och givit behörighet till flera) de får meddelandet ”att de inte har behörighet” Kan det ha något att göra med att ”denne” har flera mailadresser…?!?! Är det något du känner till:-)?!?

    1. Tack 🙂
      Det kan finnas en poäng att kolla mejl-adressen i dina ”dela”-inställningar och skriva in deras G-mailadress där istället om något krånglar. Ibland handlar det helt enkelt om att de inte är inloggade på sitt G-mail-konto när de öppnar länken.